協作平台服務 Glip 介紹

不確定是否有人仔細寫過Glip的中文介紹,但至少目前google搜尋找不到一篇說明清楚的中文介紹, 自己在經過一番簡單的使用與測試後頗為驚豔它各種貼心的設計,遂把自己的體驗與心得寫下此文作為新手入門的介紹。另外,我個人覺得digital物資資源與知識能力有限的NGO,在挑選工作公務上的溝時工具時,最好能開始思考如何減少完全依賴facebook, line此種私人社交朋友圈使用的網路通訊工具平台,以免過份混雜了公私之間的界限。若NGO組織工作者有心考慮採用這兩三年來各種雨後春筍的團隊溝通平台或軟體,中文圈較少人知悉、使用Glip,則希望透過本文的介紹,讓NGO將其列入的考慮選項。

Glip 初次問市約是在2013年10月底,這個時間大約是號稱取代電子郵件卻更能促進團隊溝通協作的殺手級應用軟體slack 上市晚了2個月。作為一款類似slack的“後進”競爭者,Glip更努力地在其使用者介面、相關應用服務程式整合、內鍵生産力工具來迎戰slack。二年後,Glip被RingCentral這家原本以提供網路電話、傳真、線上會議服務的科技公司所收購,也讓它在資金無慮下能更專注商品與用戶服務的開發。

glip pricing

Glip提供據稱是無儲存與用戶人數上限的免費使用帳戶,從其價格方案來案,其主要與付費(又分普通版與專業級)帳號的差別在於後者有多出數倍的視訊聊天額度、全天候的諮詢技術支援,以及(付費專業級)還進一步包括對自身相關資料的掌控自主權。如果看完本文的介紹,覺得這套工具可能很適合你的NGO/NPO用來作為團隊溝通協作平台,趕快先為自己的組織在Glip註冊一個工作平台帳號吧。

基本上只要在「sign up」簡單填入電子郵件,並在收到系統發來的確認電郵進行連結動作,就會指引新用戶在60秒之內於Glip上開設一個「伙伴、公司」company的團隊協作平台。(如果只是純個人試用,在add people 步驟可以先隨便亂填一個假的電郵地址,反正之後可以再進行新增或取消的動作。)

完成設定後,就可進入團隊的工作溝通平台。如下圖,左手邊深色背景區裏有目前的使用者、行事曆、任務、連結、筆記、檔案等內建的生産力工具。而右半邊則是讓成員可以(聊天)交換訊息的頻道空間。 右下方最底下的一列就是讓用戶送出訊息的地方,其快速鍵介面設計,也讓用戶可以透過最前方+來新增行事曆、任務、連結、筆記、檔案等到訊息交流區裏通告最新的狀況。

除了Glip開發者本身內建了calendar, task, note, file, link 等功能,它也類似slack 具有整合其它網路服務到自身頻道的強化功能。目前提供的選項或許不如slack 那麼多樣的玲瑯滿目,不過就我個人常使用的工具,如github, trello, asana, 以及萬用的webhooks等,其實已經大大足夠了。

仔細看左側的People / Teams 後面皆有一個+的小圈圈,其表示用戶可以邀請尚未加入Glip或是Glip上這個新建工作團隊的朋友,邀請他/她來到Glip上聊天。不過Glip一般會建議用戶,與其只是邀請好友來這裏聊天,不如利用其主題式、專題式的團隊協作設計,新增一個工作團隊後,再邀請對方加入,而系統一開始就預設好的「All Employees」頻道則是預留給這個工作團隊當中所有的僱員與工作伙伴(co-workers)。如果你覺得Employees這個字眼不習慣不討喜,當然也可以改成自己中意的名號。

新增工作團隊又可分為公開團隊以及私下團隊二種,前者是本工作平台上具有「co-worker」身份的成員皆可看到,但其參加成員身份並不限於co-worker,也可能包含非本平台團隊的正式成員guest,而後者則是可能包括受到邀請加入的「co-worker」以及guest。稍後在下一段我會再說明guest與co-worker之間的差異。

在新增成員時,如果把對方視為「co-worker」則她/他不但可以讀取此工作區域內所有公開資訊,也可有新增成員(co-worker/ guest)、團隊、刪除團隊、刪除guest等權限,co-worker沒有的權限是:剃除管理員與刪除或降級同等級的co-worker;僅有管理員可以刪除(deactivate)co-worker。而另一個角色「guest」則是對方僅能讀取到該邀請加入工作團隊本身相關的檔案、訊息、活動任務,但是受邀加入的guest若本身之前未曾加入Glip上的其它已註冊的協作團隊(主要以電子郵件為識別),則自身在進入Glip平台時會先被要求進行註冊手續,且多一道讓其另行在Glip上開設自己私人工作團隊平台的設定,有點類似這名guest會經歷前述在sign up過程時,先為自己設一個工作團隊(或曰一個私人的Glip工作環境介面)名稱與屬性,而之後這個已在Glip上註冊的電子郵件,如果再收到第二個、第三個不同工作團隊的guest邀請,用戶一樣可以在自己電腦上左手邊的Team列表上看到相關的訊息,當然也可以把自己的筆記、檔案或指派任務丢給某個Team裏的某人或全部成員。

Glip 系統預設如果是使用同網域名電子郵件用戶者(例如xxxxx@abcde.com; a1224@abcde.com 使用同樣網域名的工作郵件),為co-worker,但並不限於只有使用相同網域名的用戶才能加入其團隊成為co-worker,這部份的權限留給管理者自行決定。試想一個小型NGO,除了使用該相關網域的工作郵件的同仁可以設定其成為co-worker/ admin之外,也可以新增志工/顧問團/理監事等不同的工作團隊,但其不一定擁有該組織配合的工作信箱,所以稍外圍一點的成員仍然可以透過自己的電子信箱接受邀請登入此NGO的Glip協作平台成為guest,且只專注在某一個議題上的討論即可,這也大大地提高其與不同團隊或獨立工作者之間協作的彈性。

Glip目前有支援行動裝置的android/ ios 客戶端應用程式,在桌機或筆電上的桌面應用僅有 apple OSX10.9 /windows(不知為何寫本文的這幾天windows desktop暫時被下架) ,尚無支援linux 版本為其美中不足之處。但我個人覺得它的類似slack 欲取代電子郵件的團隊協作溝通服務,自有不少勝出之處,特別是其生産力工具的整合,更適合規模小但需要高度互動的組織團隊使用,而slack 則如其名,較為鬆散自由。

另外最近有人介紹我一套日本企業開發的工作協作軟體 chatwork ,「聽說」有不少亞洲企業使用它來作工作上的協作溝通,我稍使用體驗一下,感覺似乎只有比一般的群組聊天軟體稍強化了「任務」指派與完成時限功能,但根本沒有整合放入其它讓用戶自訂的服務同步串接功能,有點過於陽春,如果用過Glip應該是回不去其它的線上溝通協作平台了吧。

其它類似slack的軟體介紹

  1. Mattermost mattermost 安裝記錄

  2. Rocket.chat 可參考我寫過的「RocketChat 無痛安裝

  3. hipchat

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